Sorun
Pek çok kuruluşta yüklenici uygunluğu bir klasör olarak yönetilir. Sigorta poliçeleri, yöntem bildirimleri, eğitim kayıtları ve ekipman muayene raporları talep edilir, yüklenir ve çoğu zaman paylaşılan bir sürücüde veya bir e-posta yazışmasında saklanır. Klasör dolu göründüğünde yüklenici uygun kabul edilir.
Dolu bir klasör yanlış soruya cevap verir. Dokümanların teslim alındığını gösterir. Doğru dokümanlar olup olmadığını, birinin bunları kontrol edip etmediğini, hâlâ geçerli olup olmadıklarını veya sahaya gelecek kişileri ve ekipmanları kapsayıp kapsamadıklarını göstermez.
Neden önemli?
Yüklenici işleri çoğu zaman daha yüksek riskli faaliyetleri, sahaya yabancı kişileri ve başka yerlerden getirilen ekipmanları içerir. Kuruluş; yüklenicinin, personelinin ve ekipmanının iş için gereklilikleri karşıladığını bilmek için uygunluk sürecine güvenir.
Uygunluk bir klasörden ibaret olduğunda:
Neyin bulunması gerektiği tanımlanmadığı için eksik gereklilikleri görmek zorlaşır.
Süresi dolmuş dokümanlar klasörde kalır ve hâlâ kanıt gibi görünür.
Şirket düzeyindeki bir doküman, kapsamadığı kişiler için kanıt olarak kabul edilir.
Ekipman ve araç belgelendirmesi, ilgili olduğu işten kopar.
Bir yüklenicinin neden hazır kabul edildiğini veya edilmediğini kimse kolayca açıklayamaz.
Pratik bir yaklaşım
Daha güvenilir bir yaklaşım, dokümanlardan değil gerekliliklerden başlar.
Önce gereklilikleri tanımlayın. Her yüklenici, hizmet veya sözleşme türü için neyin gerekli olduğuna karar verin: sigorta, nitelikler, yetkinlik kayıtları, ekipman belgelendirmesi, sahaya özgü dokümanlar. Bir gereklilik yalnızca bir dosya adı değil, neyin doğru olması gerektiğine dair bir ifadedir.
Kanıtı her gerekliliğe bağlayın. Dokümanlar; yüklenici, kişi veya ekipman düzeyinde belirli bir gereklilik için kanıt hâline gelir.
Yalnızca toplamayın, doğrulayın. Her kanıtı yetkin bir kişi kontrol etmeli ve sonucu kaydetmelidir. Doğrulanmamış bir yükleme kanıt değil, bir iddiadır.
Geçerlilik sürelerini takip edin. Sigortaların, sertifikaların ve muayenelerin süresi dolar. Her gereklilik kendi geçerlilik süresini taşımalıdır; böylece süresi dolmuş kanıt bir eksiklik olarak görünür.
Yalnızca şirketleri değil, kişileri ve ekipmanları da kapsayın. Personel yetkinliği, ekipmanlar ve araçların her birinin kendi gereklilikleri ve geçerlilik tarihleri vardır.
Hazırlığı açıklanabilir kılın. Bir yüklenici mobilizasyona hazır olmadığında nedenleri bir yüzdeye gizlenmeden açıkça listelenmelidir. "%82 tamamlandı" ifadesi, hangi eksik maddenin önemli olduğunu söylemez.
İyi bir sistem neler sağlamalı?
İyi bir yüklenici uygunluk sistemi:
Gereklilik tanımlarını tutmalı ve her gerekliliğin yüklenici, kişi veya ekipman bazında bir örneğini izlemeli,
Her gereklilik için kanıtı, doğrulama durumunu ve geçerlilik süresini kaydetmeli,
Personeli ve yetkinliklerini yüklenici kaydıyla birlikte yönetmeli,
Kendi belgelendirmeleriyle birlikte ekipman ve araç kayıtlarını içermeli,
Mobilizasyon hazırlığını, geçerli engellerle birlikte göstermeli,
Mobilizasyona Hazır Olmak, Sahaya Giriş Yetkisiyle Aynı Şey Değildir yazısında açıklandığı gibi, hesaplanan hazırlığı mobilizasyona ilişkin insan kararından ayrı tutmalı,
Bağlantının sınırlı olduğu durumlar da dahil olmak üzere sahada çalışabilmelidir.
Yüklenici Yönetimi bu ihtiyacı nasıl karşılıyor?
Yüklenici Yönetimi, Sospita HSE Platform'un bir modülüdür ve şu anda yakında kullanıma sunulacaktır.
Modül, gereklilik tanımları ve gereklilik örnekleri üzerine kuruludur. Her örnek kendi kanıtını, doğrulama durumunu ve geçerlilik süresini taşır; böylece eksiklikler ve süresi dolmuş kanıtlar bir klasörde gizlenmek yerine görünür olur. Uygunluk ve sigorta kayıtları kendi geçerlilik tarihlerini taşır.
Kişiler ve personel, yetkinlikleriyle birlikte ve planlanan ile atanan kişileri gösteren bir iş gücü planıyla yönetilir. Ekipman ve araçların kendi kayıtları vardır. Mobilizasyon hazırlığı, engeller listelenerek Hazır, Koşullu Hazır veya Hazır Değil olarak gösterilir; böylece bir yüklenici ile mobilizasyon arasında neyin durduğu açıkça görülür.
Modül, kayıtların platform genelinde paylaşıldığı çok sahalı kuruluşlar için tasarlanmıştır; mobil uygulaması ise senkronizasyon ve çakışma yönetimiyle çevrimdışı çalışmayı destekler.
Sınırlamalar ve insan sorumluluğu
Gereklilikleri iyi tanımlamak kuruluşun sorumluluğudur. Bir sistem gereklilikleri takip edebilir; ancak gerekliliklerin kendisi eksik veya yanlışsa hazırlık yanlış bir ölçüte göre hesaplanır.
Doğrulama hâlâ insanlara bağlıdır. Sistem kanıtın doğrulandığını ve kim tarafından doğrulandığını kaydeder; bir sertifikanın gerçek olup olmadığına veya bir yetkinliğin belirli bir görev için yeterli olup olmadığına karar veremez.
Yüklenici Yönetimi fiziksel erişimi kontrol etmez. Turnikelere, kapılara veya kart okuyuculara bağlanmaz. Saha erişim düzenlemeleri ayrı bir süreç olarak kalır.
Son olarak, uygunluk sahada güvenli performansla aynı şey değildir. Belgelenmiş tüm gereklilikleri karşılayan bir yüklenicinin de gözetime, diğer işlerle koordinasyona ve saha kurallarının net biçimde anlaşılmasına ihtiyacı vardır.